Unternehmen haben von Gesetzes wegen die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern einen steuerfreien Essenszuschuss zukommen zu lassen. Egal ob als Ersatz für die fehlende Betriebskantine, als zusätzliche Prämie oder einfach als Motivation. Für das Mittagessen können Sie bis zu 6,33 Euro pro Arbeitstag und Mitarbeiter steuer– und sozialabgabenfrei rückerstatten. Viele Betriebe nutzen dafür noch Essensmarken, die allerdings bei missbräuchlicher Einlösung Risiken für den Unternehmer mit sich bringen können.

Missbräuchliche Verwendung von Essensmarken

Die steuerlichen Vorteile gewährt der Gesetzgeber nicht ohne konkrete Vorgaben zur korrekten Einlösung der Essenszuschüsse festgelegt zu haben. Diese gilt es einzuhalten, da Sie als Unternehmer im Falle einer Betriebs- oder Steuerprüfung für Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsnachzahlungen haften.

Bei klassischen Essensmarken ist eine missbräuchliche Verwendung beziehungsweise das Nichteinhalten der gesetzlichen Vorgaben leider keine Seltenheit. Für den Unternehmer ist schwer nachzuvollziehen, wo und wann die Gutscheine von Mitarbeitern eingelöst wurden. Auch die nicht zulässige Auszahlung von Wechselgeld oder beispielsweise der ebenfalls nicht erlaubte Erwerb von Non-Food Produkten kann von Ihnen als Arbeitgeber nur schwer bis gar nicht kontrolliert werden. Im Fall einer Betriebsprüfung können aber gerade diese Punkte zu einer Nachzahlung führen, für die Sie als Unternehmer haften.

Welche Vorgaben müssen bei der Einlösung von Essenszuschüssen mit Essensmarken konkret berücksichtigt werden?

  1. Es dürfen keine Non-Food Artikel erworben werden
  2. Wechselgeld darf nicht ausbezahlt werden
  3. Essenszuschüsse in der Höhe von 6,33 Euro dürfen nur für Tage, an denen der Arbeitnehmer arbeitet, steuerfrei vergütet werden
  4. Essenszuschüsse sind nicht übertragbar
  5. Essenszuschüsse in Form von Essensmarken dürfen nur an Akzeptanzstellen eingelöst werden

Viele der angeführten Vorgaben können von Ihnen als Arbeitgeber nur schwer kontrolliert und nachvollzogen werden. Dennoch haften Sie als Unternehmer dafür und müssen Essensmarken für Tage, an denen Ihre Mitarbeiter abwesend sind, sogar zurückfordern.

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Lunchit: Mit SPENDIT sind Sie auf der sicheren Seite

SPENDIT hat mit der Lunchit App eine moderne und flexiblere Variante der Essensmarke entwickelt, mit der Sie Ihren Mitarbeitern genau die Sätze steuerfrei rückerstatten, die ihnen bei Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben auch legal zustehen.

So funktioniert Lunchit

Das Funktionsprinzip von Lunchit ist einfach: Ihre Mitarbeiter fotografieren mit Hilfe der Lunchit App den Rechnungsbeleg für ihr Mittagessen. Dabei ist es egal, ob die Mahlzeit in einem Lokal oder in verschiedenen Einrichtungen, z.B. Supermarkt und Imbissstand, erworben wurde. Anschließend wird der fotografierte Beleg direkt über die App eingereicht. Als Arbeitgeber erhalten Sie zu Beginn des Folgemonats eine Aufstellung über alle eingereichten Mahlzeiten und sehen dadurch genau wo, was und in welcher Höhe die Mahlzeit konsumiert wurde. Dementsprechend können Sie die Essenszuschüsse für den gesamten Monat bei der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigen.

Mit Lunchit geben Sie also keine Gutscheine im Voraus aus, sondern erstatten Ihren Mitarbeitern die Essenszuschüsse im Nachhinein – und zwar nur jene, die ihnen auch konform der gesetzlichen Vorgaben zustehen und steuerlich geltend gemacht werden können.

Alle Informationen online

Damit Sie sich auch selbst davon überzeugen können, ob die Essenszuschüsse über Lunchit rechtssicher sind, stellt Ihnen SPENDIT ein eigenes Online-Portal zur Verfügung, über welches Sie die Essenszuschüsse nicht nur einfach verwalten können, sondern über das Sie bei Bedarf auch die Belege sichten können. Im Falle einer Betriebsprüfung erhalten Sie außerdem einen eigenen Zugang für den Prüfer, der sich die einzelnen eingereichten Belege ins Detail ansehen kann.

Informieren Sie sich noch heute über die moderne und rechtssichere Alternative zu den Essensmarken: die Lunchit App!

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